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Archivierungsstrategien  mit MS-Office und Windows als DMS

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Archivierungsstrategien
mit MS-Office und Windows als DMS

Dateien erstellen, ablegen und bei Bedarf wiederfinden - im Computer-Zeitalter wird das Beherrschen dieser Tätigkeiten zu Recht erwartet.  Nur sieht die Realität oft anders aus. Und weiter geht das Chaos in Papierform. Ob Heimarbeitsplatz, Handwerkerbüro oder Vorstandsvorzimmer - für jedes Problem gibt es eine effiziente Lösung. Lernen Sie bei uns, Windows als Dokumentenmanagement-System (DMS) zu entdecken. Legen Sie sich eine effiziente und übersichtliche Ablagestruktur im Computer sowie in Papierform an. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz optimal ein. Gewinnen Sie Zeit für Ihre wesentlichen Aufgaben.

Voraussetzungen:

Der grundlegende Umgang mit dem entsprechenden Mailprogramm, Windows und den Programmen der Office-„Familie“
Bringen Sie Ihr eigenes Notebook mit und vergleichen Sie die neuen Erkenntnisse gleich mit Ihrer aktuellen Organisation.

Zielgruppe:

Personen, die ihre Ablage in Papier- und elektronischer Form perfekt organisieren und ihren Arbeitsraum sowie den Komfort ihres Mailprogrammes (z. B. Outlook) optimal einsetzen wollen.

Seminarziel:

Die Teilnehmer legen abteilungsbezogen Ablage- und Zugriffsstrukturen mit Outlook (oder LotusNotes oder GroupWise) und für ihr Papierarchiv fest. Sie können mit Outlook Besprechungen planen, eigene Ordner erstellen und alle Elemente im Team nutzen. Die optimale Einrichtung des Arbeitsplatzes im Büro wird überprüft und bei Bedarf umgestaltet.

Dauer:

2 Tage, 9:00 - 18:00 Uhr

Inhalte:

  • Outlook
    • Automatisierung von Outlook
      Regeln für die Mailverwaltung einstellen
      Den Abwesenheitsassistenten aktivieren
      Alle Optionen durchsprechen
    • Teamwork
      Ordner-Strukturen anlegen + Rechtevergabe für andere Anwender
      Öffentliche Ordner
      Kalenderansicht “Team” (ab Version XP)
      Stellvertreterrechte
  • Windows – Ablage(Ordner)strukturen
    • passend zu Outlook und Papierarchiv
    • Abteilungslaufwerke zum platzsparenden Datenaustausch nutzen.
    • Favoriten und Verknüpfungen nutzen
    • Der Aktenkoffer
      Der schnelle Datenaustausch mit Notebook und Diskette
    • Der Windows-Explorer: Ihr Dokumentenmanager
    • Office-Datei-Eigenschaften helfen finden.
    • Die Windows-Suchfunktion
  • Arbeitsplatzorganisation
    Die Arbeitszonen im Büro
    Zeit besser nutzen durch optimale Anordnung
  • Kommunikation
    Schriftlich oder mündlich – worin liegt der Vorteil
  • Das perfekte Papier-Archiv
    • Ordnerbeschriftung, Materialien, Ablageregeln
      (Word hilft bei der Beschriftung)
    • Übersicht durch Aktenplan
      Eine Excel-Tabelle hilft beim Wiederfinden
    • Der persönliche Arbeitsplatzordner

Trainings-Methodik:

  • Systematische und verständliche Inputs durch den Trainer
  • Praxisbezogene Übungen zu den Inhalten
  • Arbeit an konkreten Fällen
  • Ausführliche Seminarunterlagen und Checklisten
  • Flipchart-Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen
  • Streng begrenzte Teilnehmerzahl

Teilnahme- Gebühr:

Die Teilnahmegebühr für das 2-tägige Intensiv-Training beträgt pro Teilnehmer: Euro 770.- zzgl. MWSt.

Termine und Orte:

  • 10. + 11.02.2017
  • 17. + 18.08.2017 im Raum Düsseldorf / Köln
  • 15. + 16.02.2018

      Jeweils 09:00 - 18:00 Uhr.

 

 

Ergänzung zum Training

Coaching am Arbeitsplatz: Betrachtung der Einrichtung und Organisation des Arbeitsplatzes und PC-Strukturen.

 

 

Die Möglichkeit eines firmenspezifischen Inhouse-Trainings:

Das Seminar kann auch als individuelle Veranstaltung für Ihre Firma durchgeführt werden. Die Schwerpunkte passen wir dann selbstverständlich Ihren Bedürfnissen und Ihrer Zielgruppe an.
Für die PC-Trainingseinheiten können außer Outlook auch LotusNotes oder GroupWise eingesetzt werden.

STS Software Training Support * Karlrobert-Kreiten-Str. 14 * 40721 Hilden
www.sts-seminare.de * info@sts-seminare.de
Tel.: +49 - 02103 - 33 47 87 * Fax: +49 - 02103 - 33 47 88

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